Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung ist:
Katharina Herzog
Fachgroßhandel für Gebäudereinigungsbedarf
Glockenplatz 30, 01705 Freital
Telefon: 0351 4014284
E-Mail: info@herzog-fachhandel.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.
2. Was diese Anwendung ist — und was sie nicht ist
Gaia ist die Bestellanwendung für bestehende Geschäftskunden des Fachgroßhandels Herzog. Sie ist ausdrücklich kein Online-Shop:
- Es gibt keinen Zahlungsvorgang. Geliefert wird auf Rechnung; die Rechnungsstellung geschieht außerhalb dieser Anwendung.
- Es gibt keine öffentliche Registrierung. Niemand kann sich hier ein Konto anlegen. Zugänge entstehen ausschließlich dadurch, dass der Betreiber eine Kundin oder einen Kunden in seiner Warenwirtschaft hinterlegt hat.
- Eine abgesendete Bestellung ist eine E-Mail an den Innendienst des Betreibers, kein automatisierter Kaufvertrag im Shop-Sinne.
Diese Erklärung gilt für die Anwendung unter dieser Adresse. Für den bisherigen Online-Shop unter www.herzog-fachhandel.de gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.
3. Hosting und Server-Logfiles
Die Anwendung wird bei einem deutschen Webhosting-Anbieter betrieben: Alfahosting GmbH, Edmund-von-Lippmann-Str. 13-15, 06112 Halle (Saale) Wie jeder Webserver protokolliert dieser die Zugriffe: IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, aufrufender Browser und gegebenenfalls die verweisende Seite.
- Zweck: technischer Betrieb, Fehlersuche und Abwehr von Angriffen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem störungsfreien und sicheren Betrieb).
- Diese Protokolle entstehen unterhalb der Anwendung; Gaia schreibt sie nicht und wertet sie nicht aus.
- Speicherdauer: Die Daten werden nach 24 Stunden anonymisiert. Die vollständige Löschung erfolgt nach spätestens 7 Tagen.
Der Zugriff erfolgt ausschließlich verschlüsselt (HTTPS/TLS).
4. Beim Besuch der öffentlichen Seiten
Für Startseite, Impressum, Datenschutzerklärung, AGB und Cookie-Einstellungen gilt:
- Es wird kein Cookie gesetzt — weder ein notwendiger noch ein optionaler.
- Es werden keine Inhalte von Dritten nachgeladen: keine externen Schriftarten, keine Icon-Bibliothek, kein Content-Delivery-Netz, keine Karte, kein eingebettetes Video, kein Analyse-Dienst.
- Es wird deshalb keine IP-Adresse an Dritte übermittelt und es findet kein Drittlandtransfer statt.
Die einzige Ausnahme ist der Bot-Schutz auf der Kontaktseite (§ 6) — und der lädt erst nach Ihrer Einwilligung.
5. Reichweitenmessung ohne Einwilligung
Beim Aufruf der Startseite — und nur dort — zählt die Anwendung einen Seitenaufruf. Gespeichert werden dabei ausschließlich ein fester Ereignisname und der Zeitpunkt.
Nicht gespeichert werden: IP-Adresse, aufrufender Browser, verweisende Seite, Geräte- oder Browsermerkmale, Standort oder irgendeine Kennung. Es entsteht kein Personenbezug, es wird kein Profil gebildet und kein Cookie gesetzt. Zwei Aufrufe derselben Person sind nicht als solche erkennbar — die Zahl ist eine reine Strichliste.
- Zweck: zu wissen, wie oft die Startseite aufgerufen wird.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist nicht erforderlich, weil kein Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät stattfindet (§ 25 TDDDG) und keine personenbezogenen Daten anfallen.
6. Cookies und Einwilligung
Notwendige Cookies. Nach der Anmeldung setzt die Anwendung ein Sitzungs-Cookie und ein Cookie zum Schutz vor Formularfälschung (CSRF). Beide sind für den Betrieb zwingend erforderlich und deshalb einwilligungsfrei (§ 25 Abs. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage für die damit verbundene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
Der Cookie zur Einwilligung. Speichern Sie auf der Seite
„Cookie-Einstellungen" eine Entscheidung, setzt die Anwendung genau einen
Cookie namens gaia_consent. Er enthält ausschließlich eine zufällige,
bedeutungslose Kennung — nicht die Entscheidung selbst, keine Kategorien,
keine Angaben zu Ihrer Person. Er ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly),
gilt nur für diese Website und stammt von keinem Dritten.
Einwilligungspflichtiger Dienst: Bot-Schutz auf der Kontaktseite. Auf der Seite „Kontakt" schützt ein Dienst des Anbieters Friendly Captcha das Formular vor automatisierten Anfragen (Friendly Captcha GbmH, Am Anger 3-5, 82237 Wörthsee, Deutschland). Er wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen und übermittelt dabei Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Gerätemerkmale an den Anbieter.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), für den Zugriff auf Ihr Endgerät § 25 Abs. 1 TDDDG.
- Ohne Einwilligung wird der Dienst nicht geladen — und zwar nicht nur, weil die Seite ihn nicht aufruft: sein Zugangsschlüssel wird vom Server erst nach Prüfung der Einwilligung herausgegeben. Ein Ablehnen ist damit serverseitig durchgesetzt.
- Eine Ablehnung kostet Sie den Kontaktweg nicht. Statt des Formulars erscheinen die Kontaktdaten aus dem Impressum.
- Beim Absenden prüft der Server das Ergebnis beim Anbieter nach. Dabei übermittelt er nur das Prüf-Token — nicht Ihren Namen, nicht Ihre E-Mail-Adresse, nicht Ihre Nachricht und nicht Ihre IP-Adresse.
- Ein Drittland-Transfer findet nicht statt.
Eine Consent-Management-Plattform wird bewusst nicht eingesetzt: sie wäre selbst ein Drittdienst und würde die Aussage „keine Drittanbieter ohne Einwilligung" bereits vor jeder Entscheidung ungültig machen.
7. Einwilligungs-Nachweis und Widerruf
Ihre Entscheidung wird als Nachweis gespeichert (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Gespeichert werden ausschließlich: die zufällige Kennung aus dem Cookie, der Stand der Einwilligungstexte, die gewählten Kategorien sowie Zeitpunkt, Ablauf und Löschgrenze.
Nicht gespeichert werden: IP-Adresse, Browser, verweisende Seite, Name, E-Mail-Adresse, Kundennummer oder ein Bezug zu einem Zugang — auch dann nicht, wenn Sie sich später anmelden. Ein Personenbezug ist im Datenbankschema nicht vorgesehen.
Widerruf jederzeit über die Seite „Cookie-Einstellungen" — auf demselben Weg wie die Erteilung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ein Widerruf löscht den bisherigen Nachweis nicht, sondern schreibt einen neuen Eintrag mit leerer Auswahl; so bleibt die Abfolge belegbar. Ändern sich die Texte oder die Kategorien, oder läuft die Gültigkeit ab, wird erneut gefragt.
Die Gültigkeit der Einwilligung bleibt für 365 Tage bestehen. Der Nachweis hierfür wird für 3 Jahre aufbewahrt. Ein täglicher automatischer Lauf löscht Nachweise, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist — und nur diese.
8. Kontaktformular und Kontaktaufnahme
Über das Kontaktformular verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Dasselbe gilt, wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon erreichen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages dient, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Speicherdauer: bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist, darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.
Anfragen aus dem Formular gehen an ein eigenes Postfach des Betreibers.
9. Zugang und Anmeldung
Für den Zugang zur Bestellanwendung verarbeiten wir:
- E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nie im Klartext.
- Einmal-Codes für die Einrichtung des Zugangs und für das Zurücksetzen des Passworts. Sie werden ebenfalls nur als Hash gespeichert, sind zeitlich begrenzt gültig und werden per E-Mail an die hinterlegte Adresse versendet.
- Angemeldete Sitzungen — dazu gehören Zeitpunkt, IP-Adresse und die Browserkennung des Geräts, damit Sie Ihre Anmeldungen im Profil erkennen und einzeln beenden können.
- Vertraute Geräte, wenn Sie „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben" wählen.
Zwecke: Zugangsschutz, Sicherheit der Konten, Nachvollziehbarkeit für Sie selbst. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertragsverhältnisses) und lit. f DSGVO (Sicherheit der Anwendung).
Auf der Seite „Profil" sehen Sie Ihre Anmeldungen und vertrauten Geräte und können sie beenden. Ein erfolgreiches Zurücksetzen des Passworts löscht alle gespeicherten Sitzungsdaten des betroffenen Zugangs.
Wird eine unbekannte E-Mail-Adresse eingegeben, erhalten Sie dieselbe Rückmeldung wie bei einer bekannten — es entsteht kein Konto und keine E-Mail. Zum Schutz vor Missbrauch wird dabei ein Zählerstand zu einem Einweg-Hash der eingegebenen Adresse geführt, nicht die Adresse selbst.
10. Bestellungen
Senden Sie eine Bestellung ab, verarbeiten wir die Positionen Ihres Warenkorbs, Ihre Bestellnummer und Referenzangaben sowie die von Ihnen gewählte oder angepasste Rechnungs- und Lieferanschrift.
Die Bestellung wird als E-Mail an den Innendienst des Betreibers übermittelt; Sie erhalten eine Bestätigungsmail. Die weitere Abwicklung — Auftrag, Lieferung, Rechnung — findet in der Warenwirtschaft des Betreibers statt und nicht in dieser Anwendung.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Speicherdauer: die Bestellhistorie bleibt für Ihre Nachvollziehbarkeit erhalten; darüber hinaus gelten die gesetzlichen, insbesondere steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
11. Herkunft der Kundendaten
Ihre Stammdaten — Kundennummer, Firma, Anschriften und die für den Zugang verwendete E-Mail-Adresse — stammen aus der Warenwirtschaft des Betreibers und werden von dort regelmäßig in diese Anwendung übernommen. Sie werden dort und nicht in dieser Anwendung erhoben.
Erhält eine bisher unbekannte Kundin oder ein Kunde erstmals einen Zugang, kann der Betreiber an die dort hinterlegte E-Mail-Adresse eine Einladungsmail senden.
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Telefax kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung einer Vertrages zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.
12. Empfänger und Auftragsverarbeiter
- Webhosting und E-Mail-Versand: der Hosting-Anbieter (alfahosting). Der Versand aller E-Mails erfolgt über dessen Mailserver, nicht über einen gesonderten Versanddienstleister.
- Bot-Schutz auf der Kontaktseite: Friendly Captcha — nur nach Einwilligung (§ 6).
Eine Weitergabe an Zahlungsdienstleister findet nicht statt — es gibt in dieser Anwendung keinen Zahlungsvorgang.
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Wenden Sie sich dafür an die unter § 1 genannten Kontaktdaten.
14. Beschwerderecht
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes, oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
15. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Insbesondere gibt es keine Bonitätsprüfung — sie wäre an einen Zahlungsvorgang gebunden, den es hier nicht gibt.
16. Stand und Änderungen
Stand dieser Erklärung: 13.08.2026 (Entwurf).
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa weil eine Funktion hinzukommt. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung.